Torino 2006 XX Olimpiadi invernali – Sito ufficiale

Febbraio 2006. Toroc, il comitato Organizzatore delle XX Olimpiadi invernali di Torino 2006 desidera allestire la versione “Games” del sito ufficiale dell’evento per comunicare il messaggio olimpico sia in termini di valori, filosofia, passione, che per tutte le comunicazioni piu’ importanti riguardanti la propria attività oltre, naturalmente, ai dati strettamente agonistici e sportivi, da comunicare in tempo reale. Tutte le scelte devono aderire ai consolidati vincoli di comunicazione del CIO, nonchè rendere indimenticabile l’emozione on line dell’utente.

• Esigenze cliente: Il comitato organizzatore delle XX Olimpiadi Invernali di Torino 2006 (Toroc , emanazione diretta del CIO Comitato Internazionale Olimpico) deve comunicare all’esterno la molteplice varietà di messaggi legati all’ideale olimpico e al supporto informativo diretto dell’evento.
  Obiettivo del progetto e’ utilizzare lo strumento Internet per questi scopi, ai massimi livelli di competenza, condividendo con Toroc la criticità di mettere a disposizione dell’intera popolazione mondiale, prima e durante lo svolgimento dei XX Giochi Olimpici Invernali di Torino 2006, le informazioni complete e tempestive sull’evento, senza possibilità di errori.
  E’ quindi necessario attivare, gestire, sviluppare e ottimizzare al massimo livello di competenza tutte le soluzioni necessarie per raggiungere l’obiettivo della copertura perfetta dell’evento. Il sito sarà realizzato e mantenuto in tempo reale indipendentemente in tre lingue: italiano, inglese e francese.
• Attività: Vengono attivati differenti sottoprogetti, coordinati dal gruppo di project manager Matrix e dai responsabili internet di Toroc:
  • Coordinamento complessivo: vengono ripartiti i compiti ai differenti responsabili, e vengono stabilite le timeline. Vengono allestite molteplici aree di scambio materiali e vengono fissati i processi di elaborazione e le modalità di interazione tra i vari gruppi. Vengono fissate le procedure di eventuali emergenze e escalation, in accordo con le direttive CIO. Vengono anche organizzate e realizzate giornate di simulazione per collaudare i possibili carichi dei sistemi e delle persone, simulando guasti e imprevisti e applicando le procedure di intervento rapido. Vengono gestiti contatti e allineamenti con fornitori e partner internazionali.
  • Analisi e concept design del sito: il sito (già esistente dal 1997) viene completamente ristrutturato, ridisegnato e ottimizzato, in accordo con le direttive della comunicazione olimpica di Toroc, specifica per le XX Olimpiadi Invernali (Look of the Games). Opportune fasi e strumenti di prototipizzazione consentono di allineare esattamente le attese Toroc con ciò che sarà il prodotto finale.
  • Produzione del sito: Vengono realizzate due versioni del sito www.torino2006.org , con differente struttura e tagli grafici, rispettivamente per il periodo Pre-Games (Settembre 2005 – Gennaio 2006), e per il periodo Games (Febbraio 2006 – mesi successivi). Il sito, consistente di oltre 10.000 contributi, viene realizzato rispettando i vincoli WCAG di priority 1 (single-A compliance). Particolare attenzione richiede la preparazione dinamica delle pagine con la pianificazione delle gare, delle oltre 6000 schede degli atleti, delle news e comunicati stampa.
  • Redazione del sito: viene allestita e strutturata una Redazione, dislocata fisicamente in diversi uffici utilizzando strumenti condivisi; i Redattori, sottoposti a turnazione costante per garantire coperture sia mattutine che notturne, popolano il sito e ne gestiscono gli aggiornamenti editoriali e le traduzioni inglesi e francesi in tempo reale. La Redazione utilizza un Content Management System condiviso on line, appositamente sviluppato, e vari tool integrati di gestione (newsletter, immagini, bug tracking, versioning, etc.). Viene fissato un workflow per la redazione e la pubblicazione di notizie, contributi e immagini.
  • Architettura sistema: viene progettata e realizzata l’infrastruttura tecnologica per collegare uffici e centri tecnologici e per erogare il sito. L’architettura realizzata garantisce i massimi livelli di velocità di risposta, di ridondanza, di distribuzione geografica mondiale (Akamai), di copertura dei massimi picchi di traffico, di sicurezza degli accessi e di backup e protezione da incidenti.
  • Applicazioni: Viene progettato e realizzato il software di gestione applicativa che produce le pagine del sito, importando automaticamente i contenuti già esistenti e integrandosi con i sistemi real-time dei risultati in diretta e dei relativi report. Vengono sviluppate avanzate funzioni di ricerca full-text applicando la medesima tecnologia (FAST) utilizzata per www.virgilio.it. Viene sviluppata una newsletter in tre lingue per l’invio a decine di migliaia di iscritti.
  • Risultati in diretta: Viene realizzato il sistema di ricezione, elaborazione e presentazione delle informazioni relative ai risultati delle gare, da presentare durante lo svolgimento di quest’ultime. Il sistema, caratterizzato da estrema criticità di funzionamento, fornisce in tempo reale i risultati delle gare, utilizzando schemi visivi approvati dalle rispettive federazioni sportive, con ritardi ridottissimi rispetto al presentarsi dell’evento, tali da anticipare spesso la presentazione dei medesimi dati nella diretta televisiva.
  • Sicurezza: le varie versioni del sito, l’erogazione web, e il processo di gestione sottostante vengono realizzati con l’obiettivo di sostenere qualsiasi tipo di criticità, anche imprevedibile (hackering, attacchi on line, intrusione, carico traffico imprevisto, incidenti, disastri, dolo, etc.) senza presentare alcun problema all’utente on line; il processo definito stabilisce differenti scale di soluzione e garantisce i previsti livelli di funzionalità.
• Ruolo:
  La visibilità del sito web finale, la rigidità della timeline, la numerosità dei temi gestiti, e il traffico previsto caratterizzano il progetto con eccezionali livelli di criticità. In tale contesto il Web Project Manager gestisce opportunamente le modalità e i tempi di lavorazione e sviluppo, rispettando scrupolosamente i tempi concordati, le funzioni desiderate e i livelli di qualità richiesti, mantenendo l’utilizzo delle risorse entro i limiti fissati.
  Il Web Project Manager attiva i sottoprogetti, coordinando i rispettivi specialisti, e fornisce a tutti i componenti del gruppo gli elementi necessari per sviluppare il proprio contributo, assicurandosi al contempo che quanto viene sviluppato si raccordi correttamente con il resto del progetto e con le esigenze specifiche dell’evento olimpico e di Toroc. Mantiene inoltre continui contatti di aggiornamento e allineamento con Toroc e tutti i soggetti coinvolti, garantendo l’esatta corrispondenza tra quanto atteso e il prodotto finale.
  Stabiliti con i gruppi le modalità e i processi di presidio e intervento, durante lo svolgimento dei giochi il Web Project Manager presidia il sito direttamente dal Media Technology Center di Toroc, monitorando in tempo reale le segnalazioni di alert, e coordinando gli interventi di risoluzione.
• Risultati:
  • La versione PreGames e’ on line il 26 Ottobre 2005, in tre lingue e con il 100% delle pagine previste. Tutti i contenuti sono realizzati in accordo con i vincoli WCAG di priority 1 (accessibilità A-level); nel mese di Gennaio il sito supera 1.000.000 di pageview/ gg.
    Viene allestita e gestita una newsletter in tre lingue, che raggiunge settimanalmente migliaia di iscritti.
  • La versione Games e’ on line il 1 Febbraio 2006, in tre lingue e con il 100% delle pagine previste. Tutti i contenuti sono realizzati in accordo con i vincoli WCAG di priority 1 (accessibilità A-Level).
  • Durante i giochi, il sito web raggiunge e supera il traffico dei precedenti siti olimpici, sia delle precedenti olimpiadi invernali di Salt Lake City 2002, che delle olimpiadi di Atene 2004, raggiungendo 70 milioni di page view / giorno .
  • Sempre durante i giochi, www.torino2006.org si classifica tra i primi 150 siti al mondo per afflusso (fonte: www.alexa.com), superando in traffico ogni altro sito dedicato alle XX Olimpiadi Invernali di Torino.
  • Il sito riceve per mail dagli utenti innumerevoli attestazioni di merito, confortati da Toroc e CIO, per l’usabilità e velocità delle pagine, per la tempestività di aggiornamento dei risultati in diretta e per la qualità e quantità di informazioni fornite on line.